Homeoffice-Zeiten verleihen dem Schreiben von E-Mails deutlich stärkeres Gewicht als noch vor wenigen Wochen. Doch wie genau sieht eine professionelle E-Mail aus? Was sagt eine E-Mail über ihren Verfasser aus? Überfordert oder Profi?
Folgende Parameter kennzeichnen eine professionelle E-Mail:
Empfänger gecheckt? Viele Empfänger in cc sind die Schrecken jeglicher Produktivität. Oft ist unklar, wer soll was tun? Folge-E-Mails werden produziert. Betreff eindeutig? Das Anpassen der Betreffzeile zeugt von Professionalität und Respekt vor den Ressourcen der Leser. Sortieren und Suchvorgänge werden erleichtert. Danke. Anrede zeugt von Wertschätzung, bitte die Corporate Language beachten. Ein unbedachtes hallo zusammen, kann zu Verstimmungen auf der Leserseite führen. Kurze Texte erleichtern das Lesen. Präzise Information, kurze Sätze, klare Aussagen; rumeiern sagt auch etwas über den Verfasser aus. Ihr habt es in der Hand.
9-12 Worte pro Satz machen ihn gut lesbar. Struktur ist wichtig. Fließtext ist schwer lesbar. Nutzt Absätze und Aufzählungszeichen. Denglisch verwendet? Wortschöpfungen unbedingt überprüfen, bei Unsicherheit lieber deutsche Begriffe verwenden. Abkürzungen für den Empfänger eindeutig? Das oft verwendete fyi kann auch mal als fuck you idiot interpretiert werden. Korrekturlesen macht Sinn, wenn ihr als professionell wahrgenommen werden wollt. Wenn nicht, spart euch die Zeit und Mühe.
Alles berücksichtigt? Mehr braucht es nicht. Gutes Gelingen für alle E-Mail-Profis. Trainlox und Mindlox stehen für gutes Lernen und gute Gedanken. Deshalb findet ihr hier in der nächsten Zeit Micro Coachings zu Arbeitsthemen und Persönlichkeitsentwicklung.
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